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ベテラン転職活動アドバイザー百合子が教える!

秘書の職務経歴書 書き方講座

秘書の経験者が職務経歴書を書く際のポイントを、職務経歴書フォーマットの形式で解説します。書き方のコツを押さえて、あなたの魅力が伝わる応募書類に仕上げましょう。ダウンロードできるWordファイルもぜひ参考にしてくださいね。

目次

  • 秘書の職務経歴書書き方のコツ
  • 秘書の職務経歴書フォーマット
  • 事務系の職務経歴書のポイント
  • 事務系その他の職務経歴書フォーマット

秘書の職務経歴書書き方のコツ

・対応するシーンや人も多岐にわたるため柔軟性をしっかりアピールしましょう。

・PCスキルや英語力は、具体的に。たとえば、PCスキルであれば、前職で「どのような業務に」「どのように使っていたか」を記載するとイメージしやすくなります。

・秘書として担当した人の役職や人数は明記すること。またグループ付の場合はその人数も記載しましょう。

秘書の職務経歴書フォーマット

職務経歴書

令和●●年▲▲月■■日
◯◯ ◯◯

職務経歴概略

20XX年4月~20XX年10月 株式会社●● (在籍期間:X年Xヶ月)

事業内容:コンピュータ・通信機器・OA機器関連商社

資本金:X億円/売上:X億円/従業員:X名

・20XX年4月~20XX年10月  ●●株式会社 営業本部

・20XX年1月~現在     同社 秘書室

大学卒業後、営業本部に営業アシスタントとして入社。営業メンバー(5名)のスケジュール調整やお客様対応など、調整業務を中心にX年間担当した後、秘書室へ異動。常務取締役の秘書業務にX年間携わって参りました。

常に細かい気配りや、臨機応変に対応することを心がけています。

職務経歴

■20XX年4月~20XX年10月(X年Xヶ月) 株式会社●●

新人研修後、営業本部配属

・営業アシスタント業務(営業スタッフ5名)

・スケジュール管理

・営業ツール作成

・電話・来客対応

・書類作成、ファイリング

・売上伝票・請求書の発行、仕入管理(Access使用)

■20XX年11月~20XX年12月(X年Xヶ月)

ポイント【1】

同社 秘書室

・役員秘書業務

・国内外出張手配

・スケジュール管理

・名刺管理

・書類作成、ファイリング

・礼状作成・送付

・英文ビジネスレター作成

業務実績、得られた経験

■気配り

役員の仕事が円滑に進むよう常に優先順位を付けること、先回りの行動をとることを心がけてきました。相手のお人柄はもちろん、状況を踏まえて臨機応変な態度をとるようにしてきました。

■正確性

ポイント【2】

役員の仕事を円滑に進めなくてはいけない、ということに責任を持って業務に取り組んできました。具体的には、スケジュールの確認や業務連絡は、口頭のみでの連絡を避け、メールなど文書に残すなどを徹底しています。

PC・語学スキル

・Word/文書作成・社内外資料作成(見積書、礼状作成など)

・Excel/関数・データ表作成

・Access/データベースの入力・修正、クエリ作成

20XX年X月 TOEIC 850点

保有資格

ポイント【3】

20XX年X月 秘書検定 1級 取得

自己PR

私の強みは●●です。現職で▲▲の業務をする中で、入社時から心掛けていたことがあり、■■な成果に繋げることができました。特に◯◯の領域においては、・・・

百合子がアドバイス!職務経歴書を書く際に押さえておきたいポイント

ポイント1

担当していた人の役職や人数はしっかり明記しましょう。また、どんなことをサポートしてきたかも記載しましょう。

ポイント2

秘書として意識していたことや、どのようにサポートしてきたかを書きましょう。一緒に働きたいと思わせるエピソードが盛り込まれていると印象アップにつながります。

ポイント3

秘書検定やビジネスマナー系の資格、語学スキルがある場合もアピールできます。海外の顧客の電話応対やビジネスレター返信の仕事をする場合もあるので、読み・書きが得意なのかスピーキングが得意なのかも明記しておくとよいでしょう。

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事務系の職務経歴書のポイント

事務系の職務経歴書は営業職などに比べ、数字で具体的に実績を表すことが難しいと感じる方もいるかもしれません。
しかし、「どのようにサポートしたか」、その結果「どのような効果をもたらしたか」が事務系職種のアピールポイントとなります。
また、PCスキルや資格なども即戦力として活躍するためのポイントですので、各種ソフトウェアスキルレベルなどと共に忘れずに記入しましょう。
そしてサポートした人数や業務内容・範囲、量なども具体的に。
仕事への創意工夫を記し、業務上プラスになる性格や一緒に働きたくなる人柄をアピールしましょう。
新しいことにチャレンジした経験や主体的に取り組んだ業務がある場合は仕事への意欲をアピールにつながります。ぜひ加えましょう。

事務系その他の職務経歴書フォーマット

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