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APR/2014

ビジネスメールが苦手な女子に捧ぐ! コピペで使えるメール敬語の用例集

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毎日の仕事に欠かせないメールでのやりとり。社会人経験が長い人でも、ビジネスメールに苦手意識を持っている人は多いのでは? 正しいメール敬語の使い方を学べる機会は少ない上に、「催促」や「反論」など、敬語で伝えるのが難しい内容を送らなければいけないシーンは仕事上よくあるもの。メールを作成するごとに正しい言い回しを調べるのも手間だし、と頭を悩ませている人も多いかもしれない。そこで、NHK学園「話し上手は敬語から」専任講師の山岸弘子さんに、ビジネスメールで伝えることが難しいと内容を、シチュエーション別に敬語で言い換えてもらった。コピペですぐに使える用例集として活用してみて!

思い通りに伝わらないのはなぜ!?
会話よりもメールでのやりとりが難しい理由

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相手に何かを伝えようとするとき、文章だけで表現しなければいけないメールは、会話よりも難しいと山岸さんは感じると言う。

「会話であれば言葉が足りなかったとしても、相手への敬意が自分の表情や仕草から伝わったりするもの。ですが、メールの文章が素っ気なかったりすると、思っている以上に冷たい印象を与えてしまうことがあります」

また、一度メールの敬語を間違ってしまうだけでも、相手に不信感を与えてしまう可能性がある。メールを作成するときには、口頭での会話よりもいっそう正確かつ丁寧な言葉遣いを意識することが必要だ。

二大間違い敬語
「ウチソト逆転」&「ら抜き言葉」の言い換え

ビジネスシーンで多くの人が間違えやすいのは、社外の人に対し、自社の上司を高めてしまう「ウチソト逆転敬語」。具体的には、社外宛のメールに「上司から伺っております」「課長にお伝えします」といったような自社の上司を高める言い方をしてしまうことだ。

「『ウチソト逆転敬語』は、『間違えているかも』と思ったら、自分の書いている敬語が誰を敬っているのか意識すると正しく使えるようになります。社外の人へのメールでは、高めるのは常に社外の人。社内の人は、自分より上の立場であっても高めません」

言い方に悩んだら、下記の【コピペ】部分の例文を使ってしまおう!

■事例1「●●部長から伺っております」はNG!
【コピペ】 部長の●●から聞いております

■事例2「●●課長にお伝えします」はNG!
【コピペ】 課長の●●に申し伝えます

■事例3「●●主任からいただいております」はNG!
【コピペ】 主任の●●から受け取りました

また、「ら抜き言葉」も最近よく見られる間違い敬語の一つだと山岸さんは語る。

「『見れますか』『出れますか』などの『ら抜き言葉』には、『ら』を入れれば正しい日本語にはなります。ですが、大人の女性としてはさらにスマートな言い回しを覚えたいところですね」

■事例4「資料を見れましたか?」はNG!
【コピペ】 資料をご覧いただけましたか?

■事例5「今度の会議に出れますか?」はNG!
【コピペ】 今度の会議は出席なさいますか?

こんなとき、どう伝える!?
【催促・お断り・質問・反論】の言い換え

ビジネスメールの場合、シチュエーションによっては相手に言いづらいことを伝えなければいけないこともある。代表的なのが、目上の方に何か催促をしなければいけないときや、依頼を断らなければいけないとき。質問をしたり、反論をしなければいけないときではないだろうか。山岸さんに、失礼なく思いを伝えるためのメール敬語を教えてもらった。

【催促したいときの伝え方】
催促のメールを送る場合、「早くしてください」とストレートに書いてしまうと、自分が思っている以上に相手にキツイ印象を与えてしまう可能性があるので注意。伝えたい用件とともに自分の感情を添えると、丁寧な印象を与えられる。

■「早く資料を確認して欲しい」と言いたいとき・・・
【コピペ】 お忙しいところ申し訳ございませんが、●日までにご確認いただけると大変助かります

■「返信がこないと困るんですが」と言いたいとき・・・
【コピペ】 お早目に対応してくださると大変ありがたいです。ご連絡を楽しみにお待ちしております

【依頼を断りたいときの伝え方】
ビジネスでは、取引先からの依頼を断らなければいけないケースも発生する。そんなときには、丁寧に断る言い回しを活用してもらいたい。

■「その要望には応えられない」と言いたいとき・・・
【コピペ】 お役に立てず申し訳ございませんが、今回はご意向に沿うことができません

■「今回はできない!」と言いたいとき・・・
【コピペ】 大変恐縮でございますが、今回は見送らせていただきます

状況によっては、「機会がございましたら、●●させていただきたいと思います」や、「●日でしたらお伺いできます」のような別の提案をしてみるのもあり。未来につながる要素を入れることができれば、なお良いとのこと。

【指示に対して質問をしたいときの伝え方】
上司や取引先に指示を受けたものの、分からないことについて質問したい場合もあるだろう。「もっとちゃんと説明してよ!」と思ったときにも、スマートに返信したいもの。

「分からないことを具体的に挙げて質問するようにしましょう。一般的に文章は、短いよりも少し長めの方が相手に丁寧な印象を与えます」

■「それは、どういう意味!?」と言いたいとき・・・
【コピペ】 ●●について、もう少し詳しく教えていただけませんでしょうか?

■「話の意図が分からないんですが…」と言いたいとき・・・
【コピペ】 ●●のように理解いたしましたが、間違っておりませんでしょうか?

【反論&意見したいときの伝え方】
自分の意見を相手に伝えたいときは、主張を前面に出すだけでは失礼になってしまう可能性も。

「相手の意見を受け入れる姿勢を見せてから、自分の意見を伝えるのが大事です。『ところで』『さて』などの言葉を入れてから、『私はこう考えておりますが、ご意見をいただけますでしょうか』のように自分の意見を伝えるようにします。このとき、『しかし』のような否定的な言葉は使わないのがポイント。あくまで、相手の意見を受け入れた上で、新しい考え方を伝えるようにします」

■「それは違うと思うんですけど…」と言いたいとき・・・
【コピペ】 おっしゃることはよく分かりましたが、●●のような考え方もできませんでしょうか?

■「私はこう思う」と言いたいとき・・・
【コピペ】 ご意見をいただきありがとうございます。一方で、●●のような見方もあると思いますが、お考えをお聞かせいただけますでしょうか

定型文さえ身に付いてしまえば、さまざまなシチュエーションでの応用が簡単になるメール敬語。言いたいことをうまく敬語に変換できずにもどかしさを感じたとき、まずはコピペからでOK! 丁寧な言い回しを何度も使って、徐々に自分のものにしていこう!

 NHK学園専任講師 山岸弘子さん

【お話を伺った方】NHK学園専任講師 山岸弘子さん

NHK学園「話上手は敬語から」講座にて敬語指導にあたる傍ら、航空会社の社内教育やテレビクイズ番組の国語問題監修にも携わる。「あたたかい言葉でこの国を満たすことができれば」との思いから、大学での講演をはじめ各種教育機関や医療機関、企業など全国で研修、講演を行っている。著書多数。近著に『一流の人が実践している日本語の磨き方』(角川フォレスタ―)。『社長秘書・琴葉が教えるビジネス敬語のルールとマナー』(中村ゆたか著)の監修も担当。

取材・文/原ユキミ

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