今回のお悩みは「タイムマネジメント」について。

前職であれば慣れている業務も多く、時間管理から少々目をそらしても何とかなっていたけど、転職後はそうもいかなくなった……という人もいるかもしれません。

そこで今回は、多くの転職者のサポートを行っている『転職そのあとLABO』研究員が、自身で実践しているタイムマネジメント術を紹介します。

今回アドバイスする『転職そのあとLABO』研究員　Kさん

『type転職エージェント』の企業担当として約3年間に渡り、大手、中小、ベンチャーと幅広い企業の採用活動をサポート。 WEB業界やIT業界を中心に70社以上の中途採用を支援してきた経験を活かし、転職者のその後の活躍を支援するチームで活動を始める。 好きな業務は、企業の人事との意見交換。周りからよく言われる性格は「スーパーポジティブ」

忙しすぎる中で成果を出すためのタイムマネジメントのコツは？

今の職場に入社して半年がたちました。

成果を出すべく日々奮闘しているのですが、前職と比べ圧倒的に業務量が多く、また残業規制も厳しいです。

いよいよ手が回らなくなってきたので、タイムマネジメントのコツについて知りたいです。

『転職そのあとLABO』研究員からの回答:
まずは現状把握から始めよう

こんにちは、『転職そのあとLABO』のKです。

質問者さんのようなお悩みを持つ方は非常に多いのではないでしょうか？

限られた時間内で成果を出すのは本当に難しいですよね。私もとても苦戦し、心身ともに疲れ切った時期もありましたのでよく分かります。

そんな私からタイムマネジメントの方法についてまずはじめにお伝えしたいのが、「今の自分がどの業務にどのくらい時間がかかっているのか？」の把握から始めてほしいということです。

当たり前のように聞こえるかもしれませんが、意外と把握できてないんです！

「現状が分からないと対処もできない」ということで、だまされたと思って次のことを試してみてください。

また、業務を洗い出す際や記録をする際には、紙で管理するよりもGoogleカレンダーやデジタルカレンダーの方が視覚的に分かりやすく管理がしやすいのでおすすめです。

少々めんどくさく感じてしまうかもしれないですが、まずは現状把握から！

業務への取り組み方について改善するのはその後！ ということで、次の項目では、実際に行ったタイムマネジメント術を紹介していきます。

業務効率を上げる3つのコツ

1.優先順位を決め取捨選択をする

現状把握できた後は、優先順位を決めるようにしました。私の場合、業務を四つに分類しそれぞれ優先順位が高い順からA⇒B⇒C⇒Dとし、取り組む順番を決めています。

重要というのは「成果に近いか」、緊急は「期限や締切日が近いか」を指しています。

A・Bの業務から行っていき、C・Dの業務はなくせるかどうかを考えます。もしなくせないのであれば、次は、任せることはできないかを考えていきます。

任せるというのは他人だけでなく自動化やシステム化も含めています。

なくすのも任せるのもできない時は、最終手段として「なくすのも任せるのも難しい業務タイム」（少々ネーミングセンスがあれですが……）を業務A・Bが終わった隙間の時間で行っています。

ちなみにですが、優先順位の付け方が合っているかどうかは、自分だけの判断ではなく、上司とすり合わせた方がいいかもしれません。

なぜなら、「自分では成果に近いと思っている業務が、上司からするとそうではない」場合や、「緊急で依頼されたけど実は猶予があった」といった可能性もあるからです。

転職後、仕事の全体像や関係性が分かるまでは、優先順位付けの基準も勉強中と思っていた方がいいかもしれませんね。

2.マルチタスクはしない！シングルタスクを徹底する

業務への取り組み方としてマルチタスクをしないことも重要です。マルチタスクというとタイムマネジメントにおいて良さそうに聞こえますが、実はそうではありません。

人間は一度に複数のことはできないため、マルチタスクというのは一つの作業から別の作業に素早く切り替えているだけなのです。その切り替えの際に効率性が著しく落ちると言われています。

人間の脳は一つのことに集中するように作られていますので、一つの作業が終わるまでは次の作業に取り組まない「シングルタスク」にするようにしました。

3.完成度は8割にして一旦提出する

最後のコツは、「完成度は8割で一度提出する」こと。なぜなら残りの2割は「こだわり」だからです。

自分では時間をかけて完璧なものができたつもりだったのに、いざ上司に共有したらダメ出しの連発……なんてことが過去によくありました（涙）。

このように、自分では完璧と思っても他人から見たら欠点だらけということはよくあるもの。要点をおさえられているかどうかを確認するためにも、まずは8割程度の完成度で報告や提出をするようにしました。

また、これは私だけかもしれませんが細部までこだわると、その業務への思い入れが強くなってしまい、指摘をもらうことが嫌になってしまうことに気づきました（笑）

8割状態なら自分でも完璧とは思っていないので、「アドバイスをありがとうございます！」と素直に受け止めることができ、精神的な余裕を保つことにもつながっています。

余裕ができると、人生が楽しくなる

これらを実践すると、時間内に効率よく働けるようになっていけると思うのでぜひご紹介した方法を試していただければと思います。

だんだんと仕事に慣れてきたり、仕事を任せられる後輩ができたりすると、さらに働きやすくなるかもしれませんよね。無理せず頑張っていきましょう！

私自身はタイムマネジメントができるようになり、肉体的にも精神的にも余裕が生まれ、より仕事が楽しく感じたり、自信がついたりしていると感じます。

総じて、人生が楽しくなった気がするので、今回の方法が参考になりましたらとてもとてもうれしいです。

※本記事は『type転職エージェント 転職そのあとLABO』のコンテンツを一部編集の上転載しています

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