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MAY/2016

「産休に入ります」連絡が来たらどう答える? 産休報告のビジネスメールマナー

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美月あきこ
マナーのプロが華麗に回答
もう迷わない!働くオンナのビジネスマナー

挨拶、言葉遣い、身だしなみ、所作――。もう新人ではないという人の中にも、ビジネスマナーで困った経験があるという人は多いのでは? そこで、マナーのプロ・美月あきこさんが皆さんの悩みにキッパリ華麗に回答していきます。

人財育成トレーナー、ビジネスマナー講師
美月あきこ
大学卒業後、日系および外資系航空会社にて国際線客室乗務員として17年間勤務。その後、人財育成トレーナーとして、接遇サービス、対人コミュニケーションについての講演・研修を企業や団体にて行う。客室乗務員時代に身につけたファーストクラス仕様のサービスを元にした、ユニー クな研修手法が好評を博す。すぐに効果の上がる「売れる営業マン・販売員」研修は全国からオファーが絶えず、年間180回以上の研修と講演を行う。著書に、ベストセラーとなった『ファーストクラスに乗る人のシンプルな習慣』(祥伝社)。シリーズ最新刊は、『15秒で口説く エレベーターピッチの達人』(祥伝社)
■FB:https://www.facebook.com/Akiko.Mizuki ■ブログ:http://ameblo.jp/lucille/
ビジネスメール

今回の質問

取引先の女性から、「産休に入りますので、後任に仕事を引き継ぎます」という旨のメールがきました。産休に入る方に返信するときは、どんな言葉を送ればいいのでしょうか……? また、将来自分が産休を取ることになったら、仕事で関わる人にはどんな連絡をすればいいのかも気になります。(26歳/営業職)

プロの回答

産休に入る時期は、体調的にもつらい時期。お祝いの言葉と一緒に、「ゆっくり過ごしてください」とか、「くれぐれも無理をしないでください」など、体調を気遣う内容で返信をするのがオススメです。

例えば……

お知らせいただきありがとうございます。
この度はおめでとうございます。 この機会にゆっくりとお過ごしください。
是非また●●さんと一緒に仕事がしたいので、復帰されましたらお知らせくださいませ。
もしあなたが既に出産を経験したことがあるならば、「経験者としてお役に立てるかもしれませんので、何か不安なことなどがあれば、お気軽にご連絡ください」といった言葉を添えてあげるとより温かいメッセージになりますね。

一方で、子どものことを根掘り葉掘り聞くような返信はNGです。この時期、元気な子どもが生まれてくるかどうか不安を感じている方は多く、人それぞれ事情が異なります。余計なプレッシャーを感じさせないように気をつけましょう。

さらに、将来的に自分が産休に入るときの仕事関係の方への連絡方法については、直接会える方には口頭で伝えた方が丁寧です。しかしながら、わざわざそのためにアポイントを取ったりする必要はなく、メール連絡でも失礼にはあたりません。お伝えする内容として必要なのは、下記の項目。

・産休開始日と最終出社日
・引継ぎをする担当者の名前と、簡単な紹介
・自分が抜けることで迷惑をかけることへのお詫び

出産や子育ては何が起こるか分からない一面もあるため、明確な復帰日程などは明記せず、“復帰意思がある”ということだけ伝える方がベター。引継ぎをする担当者の紹介には、「しっかり者です」とか、「能力の高い人です」といった言葉を添えて、取引先の方の不安を払しょくするようにするのがオススメです。

出産にまつわる話題はセンシティブなことも多いため、メール一つとっても慎重に言葉選びをするように心掛けておくことが大切ですね。

取材・文/栗原千明(編集部)

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