09 OCT/2015

異動のあいさつはメールでOK? 相手の印象を左右する一言添えのテクニック

美月あきこ
マナーのプロが華麗に回答
もう迷わない!働くオンナのビジネスマナー

挨拶、言葉遣い、身だしなみ、所作――。もう新人ではないという人の中にも、「あれ!? こんな時どうすればいいんだっけ」とビジネスマナーで急に困った経験があるという人は多いのでは? そこで、マナーのプロ・美月あきこさんが皆さんの悩みにキッパリ華麗に回答していきます。

人財育成トレーナー、ビジネスマナー講師
美月あきこ
大学卒業後、日系および外資系航空会社にて国際線客室乗務員として17年間勤務。その後、人財育成トレーナーとして、接遇サービス、対人コミュニケーションについての講演・研修を企業や団体にて行う。客室乗務員時代に身につけたファーストクラス仕様のサービスを元にした、ユニー クな研修手法が好評を博す。すぐに効果の上がる「売れる営業マン・販売員」研修は全国からオファーが絶えず、年間180回以上の研修と講演を行う。著書に、ベストセラーとなった『ファーストクラスに乗る人のシンプルな習慣』(祥伝社)。シリーズ最新刊は、『15秒で口説く エレベーターピッチの達人』(祥伝社)
■FB:https://www.facebook.com/Akiko.Mizuki ■ブログ:http://ameblo.jp/lucille/
異動のあいさつはメールでOK? 相手の印象を左右する一言添えのテクニック

今回の質問

今月、部署異動をすることになりました。クライアントが大勢いるので、異動のあいさつをしなければいけないのですが、一人一人(一社一社)に対して個別にごあいさつをしなければいけないのでしょうか? 時々、Bccなどで全員宛にあいさつメールを送っている人もいますが、それは失礼にはあたりませんか?(営業/28歳)

プロの回答

Bccで大勢の方に向けて異動のごあいさつをすることは、失礼にはあたりません。ですが、送信者の気持ちや丁寧さはなかなか伝わりにくい印象です。

テンプレートの文章を使うにしても、どこか一文でも相手に合わせた一言を入れる方が、お世話になった方への感謝の気持ちが伝わると思います。文頭の宛名も『関係者各位』『皆様へ』などとせず、「●●様へ」とお名前を入れて差し上げた方が丁寧です。

多くの関係者にお知らせしなくてはならないため、大変な作業であることは受け取り側もよく分かっています。それだけに個別のメッセージが届くと、あなたの誠意が伝わりますね。

特に、やりとりを頻繁にしていたような“大切なお客さま”には個別のメッセージを作成してお送りした方が賢明です。それがどうしても難しい場合には、皆様に同一の文章をお送りしている失礼を、文中で一言お詫びしておくと良いのではないでしょうか。

また、異動時は環境が変わって何かと忙しいものですが、時間に余裕ができた際に直接お目に掛かって御礼をお伝えしたい気持ちがあるということをメールに記載するのも一つの手です。

また、あなたの異動の連絡を受け取った側は、その後の変化が気になるもの。不安要素を少しでも排除しておくためにも、後任のことや、しっかりフォロー体制が整えられていること、そのために準備を進めている旨をお伝えしましょう。

異動や退職のごあいさつなどは、あなたの印象を大きく左右するものです。最後まで気を抜かずに、お互いよい気持ちで次のステージに進んでいけるようにしましょう!

取材・文/栗原 千明(編集部)