転職活動もいよいよ終盤。

「そろそろ退職の意思を伝えたいけど、ベストなタイミングはいつ？どの順番で伝えるのがいいの？」と悩む女性は多いのではないでしょうか？

そこでこの記事では、職場に退職の意思を伝える時のポイントを徹底解説。

引き止めなど、トラブル時の対処法についても紹介します。

退職の意思を伝える時期やタイミング

まずは、退職の意思を伝える時期やタイミングについて紹介します。タイミングを間違えると、気まずい思いをしたり職場に迷惑を掛けてしまったりすることもあるため、慎重に行いましょう。

退職の意思を伝えるベストタイミングは内定承諾直後

今の仕事を「辞めたい」という気持ちが強いほど、早く退職の意思を伝えたくなってしまうものですが、あせりは禁物。

転職先の内定承諾をする前に退職の意思を伝えてしまうと、万が一内定が出なかったときにキャリアの空白期間が生まれてしまうことも。転職先との入社日の折り合いがつかず、内定が出ないということは珍しくないため、注意が必要です。

退職の意思を伝えるベストなタイミングは内定承諾直後。

退職の手続きや引き継ぎにはある程度まとまった期間が必要となるため、内定承諾をしたらすぐに退職の意思を伝えるようにしましょう。その際は、転職先企業と入社日のすり合わせを行い、ある程度退職日のめどを立たせたうえで今の職場と交渉するのがスムーズです。

遅くとも1カ月前までには退職の意思を伝える

民法上では、期間の定めがない雇用契約に関しては「退職を申し入れた2週間後に雇用契約が終了する」と定められています。しかし円満退職を望むなら、退職希望日の1～3カ月前に伝えておくのが礼儀でしょう。

退職に関する規定は、給与体系や企業によって異なることも多いため、まずは就業規則を確認することをおすすめします。

繁忙期や人事異動直後はなるべく避ける

大きなプロジェクトの途中や繁忙期、人事異動後の各所引き継ぎが終わったタイミングなどに退職するのは残された人にとって大きな負担となります。

状況によっては有給休暇を消化しづらいケースもあるため、自分が損をしないためにもタイミングを見計らうことが大切です。

一般的には、年末や年度末は社内異動や退職者が増える傾向にあります。このような区切りのタイミングで退職できるよう、その1〜3カ月前くらいに退職の意思を伝えるのがもっともスムーズだといえるでしょう。

退職の意思を伝える相手や場所

次に、退職の意思を伝える相手や場所について解説します。退職の意思を伝える順番を間違えると、退職間際に思わぬトラブルに発展する可能性もあるため、気を付けましょう。

最初に伝えるのは直属の上司

退職の意思を最初に伝えるのは「直属の上司」が原則です。まずは直属の上司に退職の意思を伝え、引き継ぎや退職日などのスケジュールを決めた上で、人事など関係各所に伝えるのが一般的です。

直属の上司よりも先に別の人に退職の意思を話してしまうと、上司の管理能力が問われてしまい、上司との関係がこじれてしまうことも。たとえ退職理由が直属の上司にあったとしても、マナーだと割り切り、順序を守って進めるようにしましょう。

2人きりで話ができる場所で伝える

退職の意思を伝える際のマナーとして、チャットやメールなどで済ませてしまうのは良くありません。

まずは「ご相談したいことがあります」などと声をかけて時間を取ってもらい、会議室など2人きりで話ができる場所を用意しましょう。リモートワークが中心の職場であっても、ビデオ会議などのオンラインツールを利用してなるべく顔を見て話すことが大切です。

またランチ時やお酒の席など、フランクな場で伝えてしまうと、真面目な話と捉えてもらえないケースもあります。お互い冷静な状態で話をするためにも、業務時間内に正式にアポイントを取って伝えるようにしましょう。

同僚や取引先に伝えるタイミングは？

関係各所への退職連絡は、退職日が正式に決まった後に人事から開示されるタイミングよりも後に行うのが一般的です。引き継ぎなどの関係でそれよりも前に同僚や取引先に退職の意思を伝える必要がある場合は、上司と相談のうえ決めましょう。

社員の退職は職場の士気に関わるケースもあります。また取引先との関係性によってはトラブルに発展することもあるため、独断で行わず慎重に進めましょう。

退職の意思の伝える時のポイント

退職の意思を伝えるのは、誰しも緊張するもの。お世話になった職場を円満退職するためにも、退職の意思を伝える際は以下の3点を準備してのぞむのがおすすめです。

退職する意思が固いことを丁寧に伝える

お世話になった職場に退職の意思を伝える際、つい後ろめたい気持ちからあいまいな言葉で伝えてしまうことがあります。このような態度は相手に交渉の余地を与えてしまうことになり、お互い余計な労力を使う原因となってしまうことも。

退職の意思を伝える際は、「相談」ではなく「報告」のスタンスでいることが大切です。そのうえで退職日の「相談」をする流れに持っていくのがポイントです。

退職理由はなるべくポジティブなものにする

退職の意思を伝える際に、必ずと言っていいほど聞かれるのが「退職理由」です。

たとえ退職理由がネガティブなものだったとしても、そのまま伝えてしまうと「その点を改善すれば残ってもらえる？」と引き止めのきっかけになったり、上司からの心証が悪くなり退職まで気まずい思いをしたりすることにもつながるため、できるだけポジティブな理由に変換しましょう。また納得してもらいやすい転職理由にするのもポイントです。

退職理由の例

明確な退職希望日を伝える

退職の意思が固いことを伝えるためにも、退職希望日は事前に決めておきましょう。転職先の入社予定日が決まっている場合は、有給休暇を消化できる日程を選ぶことも大切です。

ただし、円満退職をするには柔軟な姿勢を見せることも大切です。引き継ぎ期間なども考慮し、現実的に可能な日程を設定しましょう。

退職の意思を伝える時の例文

退職の意思を伝える時の例文を紹介します。基本は対面で伝えるのが原則ですが、アポイントを取る際の連絡はメールで行っても問題ありません。

口頭で直接伝える時の例文

「退職の意思を伝える時のポイント」を踏まえて、口頭で直接伝える時の例文を紹介します。いずれにせよ、時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちは必ず伝えるようにしましょう。

例文1

例文2

メールでアポイントを取る時の例文

アポイントを取る際はメールでも構いませんが、相手がメールを見たかどうか判断ができなかったり、他のビジネスメールなどに埋もれてしまったりする可能性もあるため、なるべく口頭で行うのが原則です。相手が忙しいなど、やむを得ない場合のみにしましょう。

例文

【状況別】引き止めにあった時の対処法

退職の意思を伝えた際、引き止めにあうことも珍しくありません。基本的には、どの場合も退職の意思が固いことを伝えるしかありませんが、それぞれの状況に応じてどのような対処ができるかを詳しく解説します。

「いなくなられたら困る」と情に訴えられた場合

企業規模が小さかったり属人的だったりする場合、「これまで一緒にやってきたのに」「ここで辞めるなんて無責任だ」などと情に訴える方法で引き止められるケースは珍しくありません。

このような言葉をかけられると、退職することに罪悪感を抱いてしまったり、迷いが生じてしまったりすることもあるかもしれません。しかし退職の意思が固いのであれば、感謝の言葉を述べつつ検討の余地はない旨をしっかり伝えることが大切です。

例文

「無理」の一点張り／話を聞いてもらえない場合

本来、企業は従業員の退職を阻む権利はありません。

あまりにも取り付く島がない場合はメールなどで伝えるのも有効です。「上司に退職の意思を伝えた」という証拠を残しておくことで、言った・言わないの争いを避けることができます。

そのうえで、人事やさらに上の上司に相談しましょう。先ほど述べたとおり、民法上は「退職を申し入れた2週間後に雇用契約が終了する」となっています。

組織的に社員の退職を阻むことはコンプライアンス違反となるため、よほど悪質な企業でない限り退職を受け入れてもらえるでしょう。

「いったん預からせてほしい」と時間だけが経過してしまう場合

上司に「いったん預からせてほしい」と言われたまま、時間が経過してしまうケースもよくある引き止め手段です。

上司からの返事を待っている間にも転職先の入社予定日は迫ってきてしまいますので、もし「いったん預からせてほしい」と言われた場合は「いつまで待てば良いか」を明確にしましょう。

もし期限を過ぎても回答がもらえない場合は『「無理」の一点張り／話を聞いてもらえない場合』と同じようにメールなどでやりとりの証拠を残したうえで人事やさらに上の上司に相談する方法が有効です。

待遇改善により残留を打診された場合

「次の査定で昇進する予定だった」「昇給するから残ってほしい」なども引き止めの常とう手段です。

打診された内容が魅力的であれば検討の余地はありますが、「そもそも退職の意思を伝えなければ、待遇が改善しないような企業にいるのは得策なのか？」という視点も大切です。

引き止めるために言ったその場限りの話である可能性もあるため、冷静に検討するようにしましょう。

退職までの準備

職場に退職の意思を伝えたら、以下のチェックリストに従って退職に向けた準備を進めましょう。もちろん、通常業務と並行して進めるのが大切です。

【退職時のチェックリスト】
□退職届
□業務の引き継ぎ
□取引先へのあいさつ
□貸与品の返却
□私物の整理

退職届は他の社員がいない場所で上司や人事などに直接渡すのが一般的です。

また引き継ぎはマニュアル作成だけでなく、後任者と一緒に実際の業務をやってみるところまでできると丁寧です。退職間際に時間が足りなくなるケースは珍しくないため、丁寧かつ迅速に進めましょう。

退職届と退職願の違いは？

名前が似ていることから混同されやすい「退職届」と「退職願」。退職願は退職を願い出る際に提出する書類であり、口頭で伝える場合は提出しないことも多くあります。

一方、退職届は退職日が決まった後に提出するもので、受理された後は基本的に撤回することはできません。

退職の意思を伝える際によくある質問

退職時の流れは企業によって違うこともあり、「何度やっても慣れない」という人は多いのではないでしょうか？

ここでは、退職の意思を伝える際によくある質問について紹介します。円満退職のために、ぜひ参考にしてください。

Q.競合他社に転職する際はどのように伝えるのが無難ですか？

A.原則として、転職先の企業を伝える義務はありません。競合他社への転職など、角が立ちそうな場合は「転職先はまだ正式に決まっていない」と伝えるのも一つの手段です。

ただし、転職先を伝えないことで余計な臆測を生みそうな場合や、退職後も関係性を継続したい場合は伝えておいた方が良いことも。状況や相手との関係性を考慮して決めましょう。

Q.退職代行を利用するのはよくないですか？

A.退職代行を使ってはいけないわけではありませんが、一般的に退職代行は退職時にトラブルが発生した際や円満退職でない時に利用するイメージが強く、あまり良い印象を与えないことも多いです。

退職後も関係性を維持したい場合は利用しないのが無難ですが、やむを得ない理由がある場合は利用することも検討しましょう。

Q.休職中に退職する際の注意点はありますか？

休職に至る理由にもよりますが、先ほど述べたとおり退職の意思を伝える際は顔を合わせて口頭でおこなうのが一般的です。

誤解を防ぐためにも、できるだけ直接コミュニケーションを取るようにしましょう。会社に行くのが気まずい状況であれば、上司に社外で会えないか聞いてみるのも有効です。

ただし体調や状況などにより、対面でコミュニケーションを取ることが難しい場合はこの限りではありません。ケース・バイ・ケースで自分に合った方法を選択しましょう。

まとめ｜円満退職のカギは退職の意思の伝え方にあり

退職は新しい環境に踏み出すために大切なポイントです。狭い業界であれば、退職後も関係性が持続するケースも珍しくないはず。転職先で前向きなスタートを切るためにも、ぜひ円満退職できるように要点をおさえておきましょう。

一方で角が立たないことを重視するあまり、あいまいな態度を取ってしまうのもトラブルのもと。周囲に負担や迷惑を掛けないことを心がけつつ、退職の意思はしっかり伝えることが大切です。

文／赤池沙希