働く女性の中でも人気職種の一つである事務職。「高度なスキルはいらなそう」「負担が少なそう」というイメージを持たれることも多いが、「専門的なスキルのない事務職の活躍の場は今後ますます減っていく」と警鐘を鳴らす企業がある。事務スタッフのアウトソーシングサービスで知られる株式会社ユキリエだ。

その理由として、事務職は人気職種だけに求人倍率が非常に高く、戦略的に周囲の人と差別化を図っていかなければ、そもそも仕事に就くこと自体が難しいという現状が挙げられる。また、AI（人工知能）などのテクノロジーの発達が進んでいる昨今、受け身でいるだけの事務職は間違いなく淘汰されていく。そのような環境の中で、事務職が市場価値を高めていくには、専門的なスキルの習得が重要になるというのだ。

「一般職」と括られることも多い事務職にとって「専門性」は対極にも見えるが、実際の現場では今、どんなスキルが求められているのだろうか。同社で事務職として活躍し、クライアントから厚い信頼を得る吉野あずささん、近薫さんのお二人に、事務職としての市場価値を高めるために不可欠だと感じるスキルについて伺った。

共に事務未経験でスタートした吉野さんと近さん。同社に入社するまでは「事務は言われたことをこなす仕事というイメージがあり、特別なスキルは必要なさそうだと思っていました」と明かすが、実際に働いてみてその印象は一変した。

「代替の利く職種だからこそ、日ごろから『自分の強みはこれだ』と言える専門性を磨かなければならないと、当社の先輩方や人事の方から教えられました。そこで初めてこの仕事の奥深さに気付き、ハッとさせられたんです」（吉野さん）

「代えのきかない事務職」にはITスキルが不可欠

まず、二人が口を揃えて挙げたのが、「ITスキル」の重要性だ。

現在、外資系アパレル企業のシステム部でネットワークトラブルに関するヘルプデスク業務を担当している吉野さん。入社当初はPCのことはほとんど分からなかったそうだ。

「私自身、この１年で『自分のITスキルがもっと高ければ、もっと周囲の人の役に立てるのに』という悔しい思いを何度も経験し、焦りを感じていました。そこで、自らIT関連の資格試験を受験するなど、知識を増やしているところです。当社に入社したばかりのころは、周囲のチームの方に助けを求めることも多かったのですが、今では、IT関連のトラブルにも対応できるようになり、そのバリエーションも増えてきましたし、事務職として関われる仕事の範囲がどんどん広がっていると感じます」（吉野さん）

一方、派遣先の某企業でプロジェクトマネジャーの補佐として勤怠管理や作業進捗管理、データ集計などの業務に携わっている近さんも、日々ITの分野でスキルアップに励んでいる。

「まずは会社の研修で丁寧にITに関する基本的な知識を教えてもらうことができました。そこからは、テキストを買って勉強しながら、少しずつできることを増やす努力をしています。今ではその知識をベースに、『Excel』でマクロを組めるスキルも身に付きました」（近さん）

また、自己研鑽に余念がない近さんは、新しいツールを使いこなすためのスキル習得にも前向きに取り組んでいる。

「今は、マクロを作成したり編集したりする、専用アプリケーションであるVBA（『Visual Basic for Applications』の略）を高度に操れるよう挑戦しているところです。先日、VBAを使って作成した資料を、社員の方から『使いやすいね、ありがとう』と言っていただけたことは、とてもうれしかったです」（近さん）

“頼られスキル”のある事務は組織で必要とされる

もう１つ重要なスキルが、“頼られスキル”だと二人は口を揃える。

「ITスキルとは違ってもっと抽象的なスキルではありますが、信頼して仕事を任せてもらえる人柄、つまり、周囲の人から頼られるスキルが絶対不可欠です」（近さん）

また、“頼られスキル”の高い事務職の特徴は、「自分のできることの範囲を決めない人だと思う」と吉野さんは語る。

「例えば、分からないことを質問されたり依頼されたときに、『私には分かりません』、『できません』とその場で答えてしまったとすれば、その時点で私の事務としての価値は下がってしまいます。実際に、そういう姿勢で仕事に臨んでいる人は、任せてもらえる仕事が減っている印象です。

でも、『必ず明日中にはお返事します』とお伝えし、約束の期日までに分からないことを調べて正確に回答したり、任された仕事を自分で最後までやり遂げる姿勢を見せることで、『この人になら仕事を安心して任せられる』と感じてもらえると思います」（吉野さん）

能動的にさえなれば、事務が会社を動かすこともできる

またその他にも、二人は事務職としての市場価値を高めるため、日々の業務の中で意識的に工夫を重ねている。

「業務上何か気になることがあれば、必ず自分から声を挙げるようにしています。先日も、所属するチームの仕事を円滑に進めるため、私からGoogleのスプレッドシートを活用することを提案しました。導入後は一気にチーム全体の作業効率がアップして、周囲の人にも感謝していただけました」（吉野さん）

「私が今、自分の課題だと感じているのは、物事を説明するスキルです。ITスキルを駆使してどんなにいい資料を作成しても、それをどのように使えば便利なのか簡潔に説明できなければ、役に立たないケースもあります。ですから、自分の考えや目的を第三者に分かりやすく伝えられる力をもっと高めていきたいと感じているところです」（近さん）

事務職というと“受け身の仕事”というイメージを持っている人が多いかもしれないが、二人の仕事ぶりはその真逆。自ら主体的に周囲に働き掛けている。そして、それらの行動が組織の生産性を上げることにつながるなど、会社全体を動かすことにつながっている。

「与えられるのではなく、自分から仕事と情報を取りに行く姿勢が大事です。職場でも“何があったらもっと便利になるか”という視点で周囲を観察し、アイデアが思い付いたらすぐに上司に相談するようにしています。自分がとったアクションで会社が変わっていくのを実感できたときは、すごくやりがいを感じられます」（近さん）

「当社の場合、自分からアクションを起こす人を正確に評価してくれる制度が根付いています。私は実はこの８月からマネジャーに昇格しました。まだ入社して１年ですが、頑張りを認めてくれる土壌があるからこそ、『もっとスキルを磨いて、自分にできることを増やしていきたい』と自然と思えるんですよね」（吉野さん）

これから事務職を目指そうとしている人にとっては少し耳の痛い話かもしれないが、ITスキルだけでなく、「私はこの分野では誰にも負けない」と言えるようなスキルを持っていない事務職や、受身で仕事をするだけの事務職の社会的ニーズは下がっていく。

市場価値の高い事務職になるための第一歩は、今回二人が紹介してくれたようなスキルの習得を日々の生活の中で意識してみること。そして、意欲のある社員を評価し、サポートしてくれる同社のような環境に身を置き、自己研鑽を続けることだと言えそうだ。

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取材・文／横川良明　撮影／洞澤佐智子（CROSSOVER）