10
FEB/2012

「Word」「Excel」「Power point」――それなりに使いこなしてるつもりでも、実はもっと簡単にできる機能があるかも……【特集:女28歳、いまさら聞けない“知ったか”ワード】

タグ:

 新入社員じゃないんだからエクセルもワードもそれなりに使えるけど、これってもっと簡単にできないかな? そう、あなたが知らないだけで実は便利な機能がたくさんあるんです。中上級者が意外と知らないPCのテクニック、こっそり身に付けちゃいましょう。

新入社員じゃないんだからエクセルもワードもそれなりに使えるけど、これってもっと簡単にできないかな? そう、あなたが知らないだけで実は便利な機能がたくさんあるんです。中上級者が意外と知らないPCのテクニック、こっそり身に付けちゃいましょう。

Wordの小ワザ

■インデントで段落の文頭をそろえる
「社内用のお堅い掲示物を作ったら『ガタガタだね』って笑われてた」(ぽにょ/27歳/経理)

シンプルな書類を作るときほど目立ってしまうのが「文字の開始位置」。インデントを使うと段落の1行目を揃えて、後から微調整することが可能です。「ルーラーの使い方を正しく覚えれば、『この段落だけ動かしたい!』がスムーズになりますよ」(石井さん)。改行すると文字の位置がずれてしまう、ガタガタ書類にさよなら!

<<デキル女の知的PCワザ>>
①指定したい段落を選択する。
②段落すべてをずらしたいときはルーラーの『左インデント』を、そろえたい位置にずらす。
③段落の1行目を指定したい場合はルーラーの『1行目のインデント』(下向きの三角)を、段落の2行目以降を指定したい場合はルーラーの『ぶら下がりインデント』(上向きの三角)をずらす。

<<デキル女の知的PCワザ>>  ①指定したい段落を選択する。 ②段落すべてをずらしたいときはルーラーの『左インデント』を、そろえたい位置にずらす。 ③段落の1行目を指定したい場合はルーラーの『1行目のインデント』(下向きの三角)を、段落の2行目以降を指定したい場合はルーラーの『ぶら下がりインデント』(上向きの三角)をずらす。

■タブを使って文字列の幅をそろえる。
「1行の中で文字の間に一定間隔あける方法が分からず、ひたすらスペースキーで動かしています。めんどくさーい!」(もも/23歳/営業事務)

「スペースキーを使って文字と文字の間隔をあけると、後で文字数が変わったときにいちいち1行ずつ調整しなければならないので面倒ですよね。事前にタブの幅を指定しておけば微調整が簡単にできます」(石井さん)。今までスペースキーを連打してた人は今すぐ使いましょう!

<<デキル女の知的PCワザ>>
①ルーラー上で、そろえたい文字数のあたりをクリックする。
②Tabキーを押すと、かぎ括弧のような目印のところにカーソルが移動する。
③目印をドラッグするとタブの幅を変えることができる。

<<デキル女の知的PCワザ>>  ①ルーラー上で、そろえたい文字数のあたりをクリックする。 ②Tabキーを押すと、かぎ括弧のような目印のところにカーソルが移動する。 ③目印をドラッグするとタブの幅を変えることができる。
<<デキル女の知的PCワザ>>  ①ルーラー上で、そろえたい文字数のあたりをクリックする。 ②Tabキーを押すと、かぎ括弧のような目印のところにカーソルが移動する。 ③目印をドラッグするとタブの幅を変えることができる。

■書式のコピー
「『見出しはすべて青で大文字にして』って、最初から言ってよー!色と文字の大きさを直すの20箇所以上もあるー(涙)」(OL侍/25歳/秘書)


「文字の加工などの書式をコピーしたい場合は、ホームタグにある『書式のコピー』を使いましょう。文字を選択して色や大きさを変える作業が一度で完了します」(石井さん)。色を変えて、大きさを変えて、また色を変えて、という同じ作業を何度もしなくて済みますね。この小ワザはエクセルでも使えます!

<<デキル女の知的PCワザ>>

①コピーしたい書式の文字列を選択する
②「書式のコピー」ボタンをクリック
③加工したい文字列を選択すると同じ書式に一発変換される
※同じ書式を何箇所にも貼り付けたい場合は、「書式のコピー」ボタンをダブルクリック

<<デキル女の知的PCワザ>>  ①ルーラー上で、そろえたい文字数のあたりをクリックする。 ②Tabキーを押すと、かぎ括弧のような目印のところにカーソルが移動する。 ③目印をドラッグするとタブの幅を変えることができる。

<お話を伺った方>
■石井麻美さん
新卒で株式会社ISAに入社。パソコンスクール「ISA GINZA GLASSE」にてメインアドバイザを務める。WordやExcel などのオフィス系だけでなく、VBA講座やクリエイティブ関連の講座も担当するベテランインストラクター。ISA GINZA GLASSE

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

Woman typeの最新情報をお届けします

あなたにオススメの記事

「4月入社で事務に転職」で失敗する女性が多い理由って? プロ...
転職活動を成功させるために知っておくべき「ベストな転職タイミング」について『type転職エージェント』でキャリアアドバイ...

「え、何で!?」思わずびっくりした新入社員のあり得ない行動
働く女性にとって、日常にプラスする新しいチャレンジといえば、「習い事」を連想する人も多いでしょう。実際に働きながら趣味や...

“新時代のリーダーシップ”が女性の「自分らしく働きたい」を叶...
日本を代表するグローバルカンパニー、ソフトバンク株式会社で長年人材開発に携わりながら、社内外の幅広い年代に対し「自分らし...

“女性が少ない”あの業界が今、激変している! オリンピックに...
水野さんが今後注目の業界としてピックアップしたのは「飲食業界」「建設業界」「運送業界」の3つ。確かに、女性が長く働き続け...

あなたにオススメの企業

オススメ求人特集

マンパワーグループの求人を見る

憧れの上司と働く!女性管理職がいる会社

インセンティブ充実!プチリッチな生活を手に入れる

プライベートも充実!年間休日120日以上の求人

未経験でも安心!ノルマが厳しくない営業求人